AI-assistent op je eigen documenten

In een klein of middelgroot bedrijf zit de kennis in het hoofd van de eigenaar, in een rommelige Drive, in mailwisselingen en in WhatsApp. Elke vraag loopt via dezelfde één of twee mensen. Inwerken duurt lang en antwoorden worden steeds opnieuw bedacht. Dat is geen technologieprobleem, het is een flessenhals. De assistent haalt die weg.

Programma's als ChatGPT kunnen zelf ook met bestanden werken. Het werk zit in wat daaromheen moet gebeuren: bepalen welke documenten erin mogen en welke niet, ze op orde brengen, de toepassing inrichten, testen met de vragen die jullie team echt stelt, en de overdracht. De assistent zoekt in jullie goedgekeurde documenten en toont bij elk antwoord de gebruikte bronnen. We spreken af welke antwoorden een medewerker altijd controleert.

• Een werkende assistent op jullie goedgekeurde documenten, met bronvermelding.
• Een gecontroleerd intakeproces: wie mag documenten toevoegen, wat mag erin, wat blijft eruit.
• Eenvoudige rechten: wie mag vragen stellen, wie mag beheren.
• Schriftelijke afspraken over waar de documenten staan (bij jullie zelf, of in een afgeschermde omgeving in de EU), wie toegang heeft, en dat gegevens van verschillende klanten van jullie gescheiden blijven. Met een verwerkersovereenkomst, zodat het ook op papier klopt.
• Een training van een uur voor het team, een handleiding van één pagina, en maandelijkse support.

Een webapp die 340.000 woorden transcript van een 36-delige workshop doorzoekbaar maakt. Je stelt een vraag en krijgt een kort antwoord, de uitleg in gewone taal, in welke bijeenkomsten het onderwerp terugkomt, de bronnen met tijdstip, en hoe zeker het antwoord is, met de reden erbij. Wat ik daarbij controleer: of het antwoord echt uit de genoemde bron komt, of dezelfde vraag morgen hetzelfde antwoord geeft, en of de assistent "dat staat er niet in" zegt als het er niet in staat. Dezelfde aanpak gebruiken we voor jullie documenten.

Voorbeelden van vragen die zo'n assistent kan beantwoorden. Nog niet als klantopdracht uitgevoerd; ze laten zien wat er kan.

• "Wat zijn de merkrichtlijnen van klant X?" uit de klantdocumenten, met de pagina erbij.
• "Hoe declareer ik reiskosten?" en andere vragen van nieuwe medewerkers, uit het personeelshandboek.
• "Welke afspraken hebben we met leverancier Y?" uit contracten en mailverslagen die jullie hebben goedgekeurd.

Vooral bedrijven zonder eigen IT-afdeling waar de kennis al deels op papier staat, van een paar mensen tot enkele tientallen: administratiekantoren, vastgoed- en VvE-beheer, facilitaire bedrijven, zorgpraktijken, verenigingen. Niet zinvol als de kennis nergens is opgeschreven; dan begint het met opschrijven, en dat kunnen we samen doen, maar dat is een andere klus.

Wat is een AI-assistent op eigen bedrijfsdocumenten?

Een interne assistent die vragen van medewerkers beantwoordt uit alleen de documenten die het bedrijf zelf heeft goedgekeurd, met bronvermelding bij elk antwoord.

Wat kost zo'n assistent?

Dat hangt af van de omvang van het team en van de documenten. Je betaalt een bedrag voor de opzet en een maandbedrag voor support, dat per maand opzegbaar is. Het bedrag staat vooraf op één A4, vóór we beginnen.

Blijven onze documenten privé?

Ja. Welke documenten erin gaan bepalen jullie, de assistent kent niets anders, en de afspraken daarover staan in een verwerkersovereenkomst.

Wat als het antwoord niet in de documenten staat?

Dan hoort de assistent dat te zeggen, en dat testen we vooraf met jullie praktijkvragen. We spreken ook af welke antwoorden een medewerker altijd controleert.