Kan een AI-assistent de vragen van mijn team beantwoorden uit onze eigen documenten?

Het probleem dat dit oplost

In een klein of middelgroot bedrijf zit de kennis in het hoofd van de eigenaar, in een rommelige Drive, in mailwisselingen en in WhatsApp. Elke vraag loopt via dezelfde één of twee mensen. Inwerken duurt lang en antwoorden worden steeds opnieuw bedacht. Dat is geen technologieprobleem, het is een flessenhals. De assistent haalt die weg.

Wat ik toevoeg aan wat er al is

Programma's als ChatGPT kunnen zelf ook met bestanden werken. Het werk zit in wat daaromheen moet gebeuren: bepalen welke documenten erin mogen en welke niet, ze op orde brengen, de toepassing inrichten, testen met de vragen die jullie team echt stelt, en de overdracht. De assistent zoekt in jullie goedgekeurde documenten en toont bij elk antwoord de gebruikte bronnen. We testen met jullie praktijkvragen en spreken af welke antwoorden een medewerker altijd controleert.

Wat je krijgt

• Een werkende assistent op jullie goedgekeurde documenten, met bronvermelding.
• Een gecontroleerd intakeproces: wie mag documenten toevoegen, wat mag erin, wat blijft eruit.
• Eenvoudige rechten: wie mag vragen stellen, wie mag beheren.
• Schriftelijke afspraken over waar de documenten staan (bij jullie zelf, of in een afgeschermde omgeving in de EU), wie toegang heeft, en dat gegevens van verschillende klanten van jullie gescheiden blijven. Met een verwerkersovereenkomst, zodat het ook op papier klopt.
• Een training van een uur voor het team, een handleiding van één pagina, en maandelijkse support.

Wat ik hiervan al gebouwd heb

Een webapp die 340.000 woorden transcript van een 36-delige workshop doorzoekbaar maakt. Je stelt een vraag en krijgt een kort antwoord, de uitleg in gewone taal, in welke bijeenkomsten het onderwerp terugkomt, de bronnen met tijdstip, en hoe zeker het antwoord is, met de reden erbij. Wat ik daarbij controleer: of het antwoord echt uit de genoemde bron komt, of dezelfde vraag morgen hetzelfde antwoord geeft, en of de assistent "dat staat er niet in" zegt als het er niet in staat. Dezelfde aanpak gebruik ik voor jullie documenten.

Mogelijke toepassingen

Voorbeelden van vragen die zo'n assistent kan beantwoorden. Nog niet als klantopdracht uitgevoerd; ze laten zien wat er kan.

• "Wat zijn de merkrichtlijnen van klant X?" uit de klantdocumenten, met de pagina erbij.
• "Hoe declareer ik reiskosten?" en andere vragen van nieuwe medewerkers, uit het personeelshandboek.
• "Welke afspraken hebben we met leverancier Y?" uit contracten en mailverslagen die jullie hebben goedgekeurd.

Voor wie

Vooral bedrijven zonder eigen IT-afdeling waar de kennis al deels op papier staat, van een paar mensen tot enkele tientallen: administratiekantoren, vastgoed- en VvE-beheer, facilitaire bedrijven, zorgpraktijken, verenigingen. Niet zinvol als de kennis nergens is opgeschreven; dan begint het met opschrijven, en daar kan ik bij helpen, maar dat is een andere klus.

Hoe het gaat

1. Kennismaking. Een half uur, gratis. Welke vragen komen steeds terug, en waar staat het antwoord nu?
2. Scope op één A4. Welke documenten, wie mag wat, en waar de assistent draait.
3. Opzet en test. Ik bouw de assistent en test hem met de twintig vragen die jullie het vaakst krijgen. Pas als die goed gaan, gaat hij live.
4. Training en support. Een uur voor het team, daarna ben ik elke maand bereikbaar voor vragen, nieuwe documenten en kleine aanpassingen.

Prijs

Vanaf € 950, plus € 100 per maand support, exclusief btw voor een kleine opdracht. Na de kennismaking ontvang je een voorstel met de werkzaamheden, de prijs en de opleverdatum. Het maandbedrag is per maand opzegbaar. Kosten voor het AI-gebruik zelf staan apart op het A4, meestal enkele tientjes per maand.

Vóór ik begin krijg je één A4 met wat ik doe, wat niet, en wat het kost. Pas na jouw akkoord ga ik aan de slag.

Veelgestelde vragen